Mit ein­fa­chen Tipps & Tricks, Mee­tings effi­zi­ent gestal­ten! Teil 1

Digitale Transformation

Mee­ting­effi­zi­enz — weg von lang­wei­li­gen und unnö­ti­gen hin zu span­nen­den und effi­zi­en­ten Meetings.

Zusam­men­fas­sung:

Durch die Viel­zahl an Online-Mee­­tings stellt sich oft die Frage, ob all diese Mee­tings über­haupt einen Mehr­wert brin­gen. Durch eine gute Mee­ting­struk­tur mit einer guten Vor­be­rei­tung, Durch­füh­rung und Nach­be­rei­tung kön­nen lang­wei­lige und unnö­tige Mee­tings zu span­nen­den, ergeb­nis­rei­chen und somit effi­zi­en­ten Bespre­chun­gen wer­den. In der Blog­reihe wer­den einige Tipps und Trick auf­ge­grif­fen, um ein Mee­ting effi­zi­ent zu gestal­ten. Der erste Teil befasst sich mit den 3 P’s zur Mee­ting­effi­zi­enz sowie Infor­ma­tio­nen zur Vor­be­rei­tung eines Meetings.

Lese­zeit: 4 Minuten

Aktu­elle Herausforderungen

Die Welt wird ste­tig digi­ta­ler und somit auch unsere täg­li­che Arbeit. Ver­mehrt müs­sen kom­plexe Arbeits­schritte abge­spro­chen wer­den, zuneh­mend sind unter­schied­li­che Fach­kräfte oder Abtei­lun­gen an Ent­schei­dungs­pro­zes­sen betei­ligt. Dadurch wird nicht nur die Zeit vie­ler Men­schen in einer End­los­schleife von Mee­tings gebun­den, son­dern auch die Ergeb­nis­ori­en­tie­rung lei­det unter der Viel­zahl an Mee­tings. Nicht sel­ten stellt sich die Frage: Ist ein Mee­ting tat­säch­lich not­wen­dig oder reicht nicht auch eine E‑Mail? Wenn Sie sich hier wie­der­fin­den, dann ist es Zeit für mehr Mee­ting­effi­zi­enz.

Die 3 P’s der Meetingeffizienz

Gestei­gerte Mee­ting­effi­zi­enz führt dazu, dass Mit­ar­bei­tende pro­duk­ti­ver arbei­ten, da sie weni­ger Zeit in lan­gen Mee­tings ver­brin­gen. Hinzu kommt, dass eine gestei­gerte Mee­ting­effi­zi­enz zu einer grö­ße­ren Fokus­sie­rung der Auf­ga­ben und Ziele führt.

Der erste Schritt zu einer ver­bes­ser­ten Mee­ting­effi­zi­enz ist die Über­le­gung, ob ein Mee­ting über­haupt not­wen­dig ist. Bei die­ser Ent­schei­dung hel­fen die 3 P’s: Pur­pose (Zweck), Pro­cess (Pro­zess) und Pay­off (Ablauf).

Mit den 3 Ps Purpose, Process und Payoff lassen sich Meetings effizient gestalten

Abbil­dung 1:  3 P’s der Meetingeffizienz

Purpose/Zweck

Mee­tings benö­ti­gen viel Zeit in der Vor­be­rei­tung und Durch­füh­rung. Des­halb sollte zu Beginn klar sein, ob ein Mee­ting der rich­tige Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nal ist. Dafür muss das Ziel und der Zweck des Aus­tau­sches defi­niert wer­den. Sollte der Zweck nicht erkenn­bar sein, ist in der Regel kein Mee­ting erfor­der­lich. Mög­li­cher­weise kann das Thema in einer ande­ren Form an die betrof­fe­nen Per­so­nen kom­mu­ni­ziert wer­den, z. B. durch eine E‑Mail.

Process/Prozess

Das zweite „P“ zeigt die Wich­tig­keit des Pro­zes­ses auf. Bevor das Mee­ting statt­fin­den kann, braucht es eine Struk­tur. Dabei stellt sich die Frage „Wie wird die Struk­tur der Bespre­chung sein?“ Dazu sollte im Vor­aus eine Agenda ent­wor­fen und diese an alle teil­neh­men­den Per­so­nen früh­zei­tig ver­sen­det wer­den. So kann sicher­ge­stellt wer­den, dass sich jeder bewusst ist, wel­che The­men im Mee­ting bespro­chen wer­den. Dabei kön­nen alle ein­ge­la­de­nen Per­so­nen eva­lu­ie­ren, ob das Mee­ting für sie rele­vant ist.

Payoff/Ablauf

Des Wei­te­ren ist es sehr wich­tig, sich vor Augen zu hal­ten, dass der Nut­zen des Mee­tings für einen selbst und vor allem für das Unter­neh­men von Bedeu­tung ist. Dabei stellt sich bei­spiels­weise die Frage: „Was ist der Mehr­wert oder Ertrag, der durch das Mee­ting geschaf­fen wer­den soll?“ Als obers­tes Ziel muss dabei immer ange­strebt wer­den, dass sowohl die Kollegen:innen, sich selbst als auch die täg­li­che Arbeit und damit das Unter­neh­men von dem orga­ni­sier­ten Mee­ting pro­fi­tie­ren können.

Vor dem Meeting

Zu einer guten Mee­ting­vor­be­rei­tung zählt das Defi­nie­ren der Mee­ting­ziele, die Aus­wahl der Teil­neh­men­den und die Erstel­lung einer Agenda. Diese Punkte wer­den im nächs­ten Abschnitt näher dargestellt.

Ziele defi­nie­ren

Wenn gleich zu Beginn die Ziele des Mee­tings fest­ge­legt wer­den, kann das Mee­ting wäh­rend der Vor­be­rei­tung bes­ser struk­tu­riert wer­den, da die wei­te­ren Schritte von den Zie­len abhän­gig sind. Bevor die eigent­li­che Pla­nung des Mee­tings star­tet, sind also im bes­ten Fall die Ziele bereits definiert.

Bei der Fest­le­gung der Bespre­chungs­ziele sollte über­legt wer­den, was nach der Bespre­chung anders sein sollte. Wich­tig ist, dass die Ziele prä­zise und detail­liert for­mu­liert sind, sodass alle Teil­neh­men­den diese nach­voll­zie­hen kön­nen. Die Ziele wer­den den Teil­neh­men­den dem­nach im Vor­feld des Mee­tings kommuniziert.

Teil­neh­mende

Ein wei­te­rer wich­ti­ger Punkt bei der Vor­be­rei­tung eines Mee­tings ist sich zu über­le­gen, wer alles daran teil­neh­men sollte.

Wenn es sich bei dem Mee­ting um ein bestimm­tes Pro­jekt han­delt, kann auf die Sta­ke­hol­­der-Ana­­lyse zurück­ge­grif­fen wer­den. Bei der Ana­lyse wur­den bereits rele­vante Per­so­nen und Per­so­nen­grup­pen iden­ti­fi­ziert, die für Ent­schei­dungs­pro­zesse ein­zu­be­zie­hen sind.

Falls keine Sta­ke­hol­­der-Ana­­lyse vor­liegt, hel­fen fol­gende drei Fra­gen bei der Aus­wahl der Teilnehmenden:

  • Wer ist von den im Mee­ting getrof­fe­nen Ent­schei­dun­gen direkt betroffen?
  • Wer hat die Befug­nis, die not­wen­di­gen Ent­schei­dun­gen zu treffen?
  • Wer wird die in dem Mee­ting beschlos­se­nen Auf­ga­ben umsetzen?

Wich­tig ist zu beach­ten, dass die Effi­zi­enz einer Bespre­chung bei mehr als 10 Teil­neh­men­den abnimmt oder sogar nicht mehr gege­ben ist.

Agenda

Es gibt zwei Mög­lich­kei­ten, eine effi­zi­ente Agenda zu erstel­len. Die Agenda-Punkte kön­nen sowohl als Aus­sage als auch als Frage for­mu­liert wer­den. Beide Vari­an­ten soll­ten immer eine Akti­vi­tät ent­hal­ten. Bei einer Aus­sage kann sicher­ge­stellt wer­den, dass alle ein­ge­la­de­nen Per­so­nen wis­sen, was in dem Mee­ting bespro­chen wird. Ein Vor­teil bei einer Frage ist, dass ein­fach nach­voll­zo­gen wer­den kann, ob der Agenda-Punkt abge­schlos­sen ist oder nicht. Abge­schlos­sen ist er dann, wenn die Frage beant­wor­tet wurde.

Sobald die Agenda-Punkte gesetzt und for­mu­liert wur­den, ist es wich­tig die Zeit­ein­hei­ten pro Thema zu defi­nie­ren und ggf. Pau­sen ein­zu­pla­nen. Bei der Zeit­ein­tei­lung sollte auch dar­auf geach­tet wer­den, dass das Mee­ting nicht zu lange dau­ert. Es müs­sen nicht immer 30, 60 oder 90 Minu­ten sein. Es kön­nen auch 25 oder 55 Minu­ten für das Mee­ting ange­setzt werden.

Fer­ner ist es hilf­reich Zeit für eine Check-in- oder Check-out-Frage oder eine Fra­­ge/­An­t­­wort-Ses­­sion ein­zu­pla­nen. Eine Check-In-Frage dient zu Beginn als Auf­lo­cke­rung im Mee­ting. Bei­spiel­fra­gen könn­ten hier­bei sein: „Was war Dein größ­ter Erfolg in der letz­ten Woche?“, „Was ist im Moment Deine größte Her­aus­for­de­rung?“ oder „Wel­che berühmte Per­son wür­dest Du gerne ein­mal tref­fen und warum?“.

Sobald die Agenda erstellt ist, kann diese an alle Teil­neh­men­den ver­sen­det wer­den. Bei Bedarf kön­nen vorab auch noch Pre-rea­­dings o. ä. ver­schickt werden.

Fazit

Nach­dem das all­ge­meine Ver­ständ­nis für die Mee­ting­effi­zi­enz geschaf­fen ist und wir deut­lich gemacht haben, wel­che Akti­vi­tä­ten vor dem Mee­ting erfol­gen müs­sen, um ein Mee­ting effi­zi­ent zu gestal­ten, stel­len sich im nächs­ten Teil die Fra­gen, wel­che Punkte wäh­rend und nach dem Mee­ting zu beach­ten sind. Diese Fra­gen beant­wor­ten wir in Teil 2 der Blog­reihe zur Meetingeffizienz.

Quel­len Teil 1 und 2 inkl. wei­ter­füh­rende Informationen
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