Meetingeffizienz — weg von langweiligen und unnötigen hin zu spannenden und effizienten Meetings.
Zusammenfassung:
Durch die Vielzahl an Online-Meetings stellt sich oft die Frage, ob all diese Meetings überhaupt einen Mehrwert bringen. Durch eine gute Meetingstruktur mit einer guten Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung können langweilige und unnötige Meetings zu spannenden, ergebnisreichen und somit effizienten Besprechungen werden. In der Blogreihe werden einige Tipps und Trick aufgegriffen, um ein Meeting effizient zu gestalten. Der erste Teil befasst sich mit den 3 P’s zur Meetingeffizienz sowie Informationen zur Vorbereitung eines Meetings.
Lesezeit: 4 Minuten
Inhaltsverzeichnis:
Aktuelle Herausforderungen
Die Welt wird stetig digitaler und somit auch unsere tägliche Arbeit. Vermehrt müssen komplexe Arbeitsschritte abgesprochen werden, zunehmend sind unterschiedliche Fachkräfte oder Abteilungen an Entscheidungsprozessen beteiligt. Dadurch wird nicht nur die Zeit vieler Menschen in einer Endlosschleife von Meetings gebunden, sondern auch die Ergebnisorientierung leidet unter der Vielzahl an Meetings. Nicht selten stellt sich die Frage: Ist ein Meeting tatsächlich notwendig oder reicht nicht auch eine E‑Mail? Wenn Sie sich hier wiederfinden, dann ist es Zeit für mehr Meetingeffizienz.
Die 3 P’s der Meetingeffizienz
Gesteigerte Meetingeffizienz führt dazu, dass Mitarbeitende produktiver arbeiten, da sie weniger Zeit in langen Meetings verbringen. Hinzu kommt, dass eine gesteigerte Meetingeffizienz zu einer größeren Fokussierung der Aufgaben und Ziele führt.
Der erste Schritt zu einer verbesserten Meetingeffizienz ist die Überlegung, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist. Bei dieser Entscheidung helfen die 3 P’s: Purpose (Zweck), Process (Prozess) und Payoff (Ablauf).
Abbildung 1: 3 P’s der Meetingeffizienz
Purpose/Zweck
Meetings benötigen viel Zeit in der Vorbereitung und Durchführung. Deshalb sollte zu Beginn klar sein, ob ein Meeting der richtige Kommunikationskanal ist. Dafür muss das Ziel und der Zweck des Austausches definiert werden. Sollte der Zweck nicht erkennbar sein, ist in der Regel kein Meeting erforderlich. Möglicherweise kann das Thema in einer anderen Form an die betroffenen Personen kommuniziert werden, z. B. durch eine E‑Mail.
Process/Prozess
Das zweite „P“ zeigt die Wichtigkeit des Prozesses auf. Bevor das Meeting stattfinden kann, braucht es eine Struktur. Dabei stellt sich die Frage „Wie wird die Struktur der Besprechung sein?“ Dazu sollte im Voraus eine Agenda entworfen und diese an alle teilnehmenden Personen frühzeitig versendet werden. So kann sichergestellt werden, dass sich jeder bewusst ist, welche Themen im Meeting besprochen werden. Dabei können alle eingeladenen Personen evaluieren, ob das Meeting für sie relevant ist.
Payoff/Ablauf
Des Weiteren ist es sehr wichtig, sich vor Augen zu halten, dass der Nutzen des Meetings für einen selbst und vor allem für das Unternehmen von Bedeutung ist. Dabei stellt sich beispielsweise die Frage: „Was ist der Mehrwert oder Ertrag, der durch das Meeting geschaffen werden soll?“ Als oberstes Ziel muss dabei immer angestrebt werden, dass sowohl die Kollegen:innen, sich selbst als auch die tägliche Arbeit und damit das Unternehmen von dem organisierten Meeting profitieren können.
Vor dem Meeting
Zu einer guten Meetingvorbereitung zählt das Definieren der Meetingziele, die Auswahl der Teilnehmenden und die Erstellung einer Agenda. Diese Punkte werden im nächsten Abschnitt näher dargestellt.
Ziele definieren
Wenn gleich zu Beginn die Ziele des Meetings festgelegt werden, kann das Meeting während der Vorbereitung besser strukturiert werden, da die weiteren Schritte von den Zielen abhängig sind. Bevor die eigentliche Planung des Meetings startet, sind also im besten Fall die Ziele bereits definiert.
Bei der Festlegung der Besprechungsziele sollte überlegt werden, was nach der Besprechung anders sein sollte. Wichtig ist, dass die Ziele präzise und detailliert formuliert sind, sodass alle Teilnehmenden diese nachvollziehen können. Die Ziele werden den Teilnehmenden demnach im Vorfeld des Meetings kommuniziert.
Teilnehmende
Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Vorbereitung eines Meetings ist sich zu überlegen, wer alles daran teilnehmen sollte.
Wenn es sich bei dem Meeting um ein bestimmtes Projekt handelt, kann auf die Stakeholder-Analyse zurückgegriffen werden. Bei der Analyse wurden bereits relevante Personen und Personengruppen identifiziert, die für Entscheidungsprozesse einzubeziehen sind.
Falls keine Stakeholder-Analyse vorliegt, helfen folgende drei Fragen bei der Auswahl der Teilnehmenden:
- Wer ist von den im Meeting getroffenen Entscheidungen direkt betroffen?
- Wer hat die Befugnis, die notwendigen Entscheidungen zu treffen?
- Wer wird die in dem Meeting beschlossenen Aufgaben umsetzen?
Wichtig ist zu beachten, dass die Effizienz einer Besprechung bei mehr als 10 Teilnehmenden abnimmt oder sogar nicht mehr gegeben ist.
Agenda
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine effiziente Agenda zu erstellen. Die Agenda-Punkte können sowohl als Aussage als auch als Frage formuliert werden. Beide Varianten sollten immer eine Aktivität enthalten. Bei einer Aussage kann sichergestellt werden, dass alle eingeladenen Personen wissen, was in dem Meeting besprochen wird. Ein Vorteil bei einer Frage ist, dass einfach nachvollzogen werden kann, ob der Agenda-Punkt abgeschlossen ist oder nicht. Abgeschlossen ist er dann, wenn die Frage beantwortet wurde.
Sobald die Agenda-Punkte gesetzt und formuliert wurden, ist es wichtig die Zeiteinheiten pro Thema zu definieren und ggf. Pausen einzuplanen. Bei der Zeiteinteilung sollte auch darauf geachtet werden, dass das Meeting nicht zu lange dauert. Es müssen nicht immer 30, 60 oder 90 Minuten sein. Es können auch 25 oder 55 Minuten für das Meeting angesetzt werden.
Ferner ist es hilfreich Zeit für eine Check-in- oder Check-out-Frage oder eine Frage/Antwort-Session einzuplanen. Eine Check-In-Frage dient zu Beginn als Auflockerung im Meeting. Beispielfragen könnten hierbei sein: „Was war Dein größter Erfolg in der letzten Woche?“, „Was ist im Moment Deine größte Herausforderung?“ oder „Welche berühmte Person würdest Du gerne einmal treffen und warum?“.
Sobald die Agenda erstellt ist, kann diese an alle Teilnehmenden versendet werden. Bei Bedarf können vorab auch noch Pre-readings o. ä. verschickt werden.
Fazit
Nachdem das allgemeine Verständnis für die Meetingeffizienz geschaffen ist und wir deutlich gemacht haben, welche Aktivitäten vor dem Meeting erfolgen müssen, um ein Meeting effizient zu gestalten, stellen sich im nächsten Teil die Fragen, welche Punkte während und nach dem Meeting zu beachten sind. Diese Fragen beantworten wir in Teil 2 der Blogreihe zur Meetingeffizienz.
Quellen Teil 1 und 2 inkl. weiterführende Informationen
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