Verbessern Sie Ihr Selbstmanagement mit der GTD-Methode
Zusammenfassung:
Die Getting Things Done-Methode (GTD-Methode) von David Allen ist eine Selbstmanagement-Methode, die den beruflichen, aber auch privaten Alltag durch ein Listensystem unterstützt. Durch die 5 Schritt der GTD-Methode, bekommt der Anwender mehr Klarheit über die eigenen Aufgaben und kann diese entsprechend kontrollieren und sich auf das Wesentliche fokussieren.
Lesezeit: 9 Minuten
Inhaltsverzeichnis:
Selbstmanagement-Methoden: Einstieg und Übersicht
Viele Berufstätige kennen die Herausforderungen von Zeitmanagement im Arbeitsalltag. Es gibt oft unzählig viele Aufgaben, aber nur wenig Zeit. Die Aufgabenfelder werden immer größer, die Projekte immer mehr. Dabei stellt sich die Frage, wie strukturiere ich mich am besten und wie teile ich meine Zeit am besten ein, ohne dass am Ende wichtige Aufgaben vergessen werden?
Der Einsatz von Selbstmanagement-Methoden eignet sich besonders gut, um weg von den eigenen Gewohnheiten und hin zu einer neuen Struktur zu kommen. Bekannte Selbstmanagement-Methoden sind zum Beispiel das Eisenhower-Prinzip, das Pareto-Prinzip, die Pomodoro-Technik oder die Getting Things Done-Methode (GTD-Methode).
Beim Eisenhower-Prinzip liegt der Fokus auf der Priorisierung von Aufgaben. Dabei werden die Aufgaben in vier verschiedene Kategorien eingeteilt, die im Verhältnis von Dringlichkeit zur Wichtigkeit stehen. Wenn ein To-Do als A‑Aufgabe definiert wird, bedeutet dies, dass dieses To-Do am wichtigsten und dringendsten ist und somit absolute Priorität hat. Ein Beispiel für eine A‑Aufgabe könnte die Anweisung des Vorgesetzten sein, eine Präsentation für einen wichtigen Kundentermin für den nächsten Tag fertigzustellen. B- und C‑Aufgaben sind auch wichtig, aber weniger dringend als eine A‑Aufgabe. Eine D‑Aufgabe hat die unterste Priorität oder ist vielleicht sogar eine Aufgabe, die nicht mehr relevant ist oder delegiert werden kann.
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20 Prozent der Aufgaben für einen 80-prozentigen Erfolg des Ergebnisses verantwortlich sind. Es gilt daher, die entscheidenden 20 Prozent herauszufiltern.
Die Pomodoro-Technik hilft dabei, sich auf das Wesentlich zu konzentrieren, indem jeweils vier 25-minütige Arbeitseinheiten geschaffen werden. Nach jeder 25-Minuten-Einheit (Pomodoro), folgt eine 5‑minütige Pause. Nach den insgesamt vier Einheiten, kann eine längere Pause von 30 Minuten gemacht werden. Eine vollständige Pomodoro-Session ergibt eine Gesamtzeit aus zwei Stunden und 25 Minuten. Die Gesamtzeit teilt sich auf in 100 Minuten Arbeitszeit und 45 Minuten Pause. Durch den strikten Plan kann die Ablenkung durch E‑Mails, sonstige Nachrichten und das Handy verhindert oder zumindest eingeschränkt werden.
Die Getting Things Done-Methode (GTD-Methode)
Neben den bereits genannten Selbstmanagement-Methoden ist die GTD-Methode besonders gut dazu geeignet, Aufgaben und Termine stressfrei und effizient zu erledigen.
„Egal was Du tust oder nicht tust, Effizienz und Stil sind die einzigen Verbesserungsmöglichkeiten.“ — David Allen
Dieses Zitat von David Allen, ein US-Produktivitätsberater, der 2001 die GTD-Methode entwickelt hat zeigt, wie wichtig Selbstmanagement für uns ist. Die Methode stellt ein Zeitmanagement- und Produktivitätssystem durch die Unterstützung von einem Listen- und Terminkalendersystem dar. Ziel der GTD-Methode ist es, mehr Klarheit über die eigenen Aufgaben zu bekommen, diese zu kontrollieren und sich zu fokussieren. Diese Methode kann sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich genutzt werden. Wie die Methode von A bis Z funktioniert, hat David Allen in seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ festgehalten.
In diesem Blogbeitrag werden die wichtigsten Funktionen der GTD-Methode zusammengefasst sowie Stärken, Schwächen und Tipps zur Anwendung näher betrachtet.
Wer die Inhalte der GTD-Methode noch nicht kennt, sollte sich nun die nächsten Minuten Zeit nehmen, die Methode auf sich wirken zu lassen und für sich selbst überlegen, ob die Methode zur eigenen Situation passt.
Die GTD-Methode wird in insgesamt 5 Schritte unterteilt:
- Sammeln
- Verarbeiten
- Organisieren
- Durchsehen
- Erledigen
Schritt 1: Sammeln
Um einen Überblick der anstehenden Aufgaben, Termine und Ideen zu bekommen, müssen diese zunächst gesammelt und an einem Ort, dem sog. Eingangskorb, abgelegt werden. Der Eingangskorb dient als Sammelstelle und kann sowohl digital (z. B. E‑Mail-Postfach, digitales Notizbuch wie MS OneNote, Textnachrichten in Instant-Messaging-Diensten wie WhatsApp) als auch analog (z. B. Hängeregister, Briefe, Notizbuch) genutzt werden.
Wichtig: Der Eingangskorb ist keine To-Do-Liste, sondern nur ein Sammelort. Um den Überblick zu behalten, ist es dabei von Vorteil sich nur für einen Eingangskorb zu entscheiden, egal ob digital oder analog.
Schritt 2: Verarbeiten
Im zweiten Schritt der GTD-Methode, dem Verarbeiten, werden die Inhalte des Eingangskorbs gesichtet und in das GTD-System eingeordnet.
Beispiel: Ihr Vorgesetzter gibt Ihnen eine Aufgabe, die in Ihrem Eingangskorb landet. Sie müssen sich nun überlegen, wann und von wem die Aufgabe erledigt werden kann und ob sich weitere Handlungsschritte aus der Aufgabe ergeben.
Folgende Optionen können eintreten:
- Die Aufgabe kann innerhalb von 2 Minuten erledigt werden
- Die Aufgabe muss nicht sofort erledigt werden
- Die Aufgabe kann delegiert werden
- Die Aufgabe besteht aus mehreren Handlungsschritten und ist laut der GTD-Methode als Projekt definiert
Wenn keine Handlung möglich oder notwendig ist, dann kann die Aufgabe beiseitegelegt werden.
Sobald zu jeder Aufgabe, die sich im Eingangskorb befindet, überlegt wurde, ob ein, mehrere oder keine Handlungsschritte erforderlich sind, kann zu Schritt 3, dem Organisieren übergegangen werden.
Schritt 3: Organisieren
Die GTD-Methode ist ein Listensystem. Das heißt, die einzelnen Aufgaben werden in verschiedene Listen aufgeteilt. Folgende Listen sieht die GTD-Methode vor:
- Entsorgungsliste: Aufgaben, die nicht mehr relevant sind
- Eines-Tages-/Vielleicht-Liste: Unkritische Aufgaben, die auf die Widervorlage gelegt werden können; Beispiel: Spanisch lernen
- Projektliste: Übersicht aller Projekt, d. h. alle Aufgaben, die aus mehr als zwei Handlungsschritten bestehen; Beispiel: Planung der Firmen-Jubiläumsfeier
- Liste pro Projekt: Zeigt die Handlungsschritte der einzelnen Projekte im Detail; Beispiel: Liste für die Planung eines Kindergeburtstages
- Warten-auf-Liste: Übersicht der Aufgaben, die delegiert wurden; Beispiel: Erstellung einer Grafik, die an das Marketing-Team weitergegeben wurde
- Nächste-Schritte-Liste: Aufgaben, die länger als 2 Minuten benötigen und nicht zu delegieren sind, Beispiel: Termineinladung verschicken
- Terminkalender: Sachverhalte, die an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit fällig sind; Beispiel: Zahnarzt-Termin
Schritt 4: Durchsehen
Damit die Listen verlässlich sind und eine effiziente Arbeitsweise ermöglichen, bedarf es einer regelmäßigen Überprüfung der Listen. Dabei wird von einem täglichen und wöchentlichen Durchsehen unterschieden.
Täglich sollten zum Beispiel die Kalender überprüft werden, aber auch die Nächste-Schritte-Liste. Zudem ist es wichtig, ein Mal pro Tag die neuen Aufgaben einzuordnen.
Alle weiteren Listen sollten einmal pro Woche gesichtet werden. Dabei wird überprüft, ob die jeweilige Liste noch aktuell ist oder etwas in eine andere Liste übertragen werden muss. Zum Beispiel kann sich eine Aufgabe, die anfangs als zeitunkritisch eingestuft wurde, sich nun als zeitkritisch herausstellen. Dann wandert diese Aufgaben zum Beispiel von einer Eines-Tages-/Vielleicht-Liste auf die Projektliste.
Dieser Schritt der GTD-Methode dient als Retroperspektive, um herauszufinden, was schon erledigt wurde und welche Aufgaben noch anstehen.
Schritt 5: Erledigen
Der letzte Schritt der GTD-Methode ist das Erledigen der Aufgaben. Bevor dies geschehen kann, müssen zunächst vier Entscheidungskriterien betrachtet werden:
- Kontext
- Verfügbare Zeit
- Verfügbare Energie
- Priorität
Kontext: Hier ist es wichtig, in welchem Kontext Sie sich befinden und ob die aktuelle Aufgabe problemlos durchgeführt werden kann. Befinden Sie sich beispielsweise im Büro, im Homeoffice oder in einem Zug? Je nach Kontext stehen Ihnen andere Ressourcen (z. B. Dokumente, Ansprechpartner, technische Ausstattung) zur Verfügung, die das Erledigen der Aufgabe ermöglichen, oder nicht.
Verfügbare Zeit: Als nächstes entscheiden Sie, wie viel Zeit Ihnen aktuell zur Verfügung steht und ob diese ausreicht, um die aktuelle Aufgabe zu erledigen. Die 15 Minuten vor dem nächsten Meeting eignen sich beispielsweise, um eine wichtige E‑Mail zu beantworten, sind aber nicht ausreichend für ein 60-minütiges Mitarbeitergespräch.
Verfügbare Energie: Auch die verfügbare Energie spielt eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, wann welche Aufgaben erledigt werden sollen. Dabei ist die Beobachtung des eigenen Biorhythmus hilfreich. Sind Sie am Morgen oder am Nachmittag konzentrierter? Mit Abwägungen wie dieser können Sie Aufgaben und Termine zeitlich sinnvoll planen.
Priorität: Wenn die Aufgaben anhand der vorher beschriebenen 3 Kriterien vorsortiert sind, entscheidet die Priorität mit welcher Aufgabe begonnen wird. Dabei sollten Sie mit der wichtigsten Aufgabe beginnen.
Praxisbeispiel
Zum besseren Verständnis finden Sie hier ein Praxisbeispiel, anhand dessen die einzelnen Schritte der GTD-Methode nochmals verdeutlicht werden. In Abbildung 1 sind zusätzlich die Handlungsschritte und Listen der GTD-Methode dargestellt.
Beispiel-Szenario: Ihr Vorgesetzter möchte, dass Sie die Firmen-Jubiläumsfeier bis zum Ende des Quartals organisieren. Auf welcher Liste landet diese Aufgabe?
Abbildung 1: Entscheidungsbaum für die Getting-Things-Done-Mthode (angelehnt an: o.V.: https://www.ionos.de/startupguide/produktivitaet/getting-things-done-gtd/, 2020.)
Zunächst stellen Sie sich die Frage „Kann ich etwas tun?“. Die Aufgabe, eine Jubiläumsfeier zu planen ist definitiv eine Aufgabe, bei der Sie Handlungsmöglichkeiten haben. Da die Organisation einer solchen Feier mehr als einen Handlungsschritt erfordert, wird die Aufgabe in die Projektliste eingetragen. Alle dazugehörigen Handlungsschritte wie z. B. Einladungen versenden, Raum buchen, Catering bestellen usw. werden dann in der Liste pro Projekt eingetragen.
Herausforderungen und Stärken der GTD-Methode
Das System der GTD-Methode wirkt zu Beginn sehr komplex. Anfangs verlangt die Methode definitiv einen Mehraufwand, da alle Listen angelegt und der Eingangskorb sortiert werden muss. Bis Sie das passende System für sich erstellt haben, dauert es eine gewisse Zeit.
Zu Beginn sollte Sie sich bewusst machen, ob die Methode für Sie den Mehrwert liefert, den Sie sich wünschen. Zum Beispiel ist es gerade bei einer großen Anzahl an Projekten und verschiedenen Verantwortlichkeiten sinnvoll, die GTD-Methode zu verwenden. Wichtig ist, dass die Kontinuität nicht verloren geht, denn die regelmäßige Überprüfung (täglich und wöchentlich) zeichnet die Methode aus und gestaltet somit den Alltag effizienter.
Wenn die Listen eine klare Struktur haben und dauerhaft up-to-date gehalten werden, bietet die GTD-Methode die gewünschte Zuverlässigkeit. Zudem werden die Ziele und Prioritäten der Aufgaben klarer, was zu persönlichen und organisatorischen Vorteilen führt.
Auch wenn die GTD-Methode zunächst komplex wirkt, bringt sie eine gewisse Freiheit mit sich. Die Struktur und die Auswahl der Listen können individuell getroffen und an die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden.
Tipps zur Umsetzung der GTD-Methode
Hier finden Sie ein paar Tipps, die bei der Umsetzung der GTD-Methode hilfreich sind und das eigene Selbstmanagement verbessern.
Effizienz überprüfen
Bevor Sie die GTD-Methode ausprobieren, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, ob die Methode für Sie effizient ist. Bringt Ihr Alltag beruflich und/oder privat verschiedene Projekte mit sich? Dann ist die GTD-Methode in jedem Fall sinnvoll.
Probedurchlauf
Um zu testen, ob die Methode einen Mehrwert bringt, kann zunächst mit kleineren Aufgaben oder einer geringen Anzahl an Listen gearbeitet werden. Nach ein paar Wochen Probedurchlauf, kann die Methode dann auf mehr Aufgaben und Listen ausgeweitet werden. Beispielsweise kann die Methode erstmal im Privatgebrauch Anwendung finden und dann in den Berufsalltag transferiert werden.
Eingangskorb festlegen
Gleich zu Beginn sollte ein Eingangskorb festgelegt werden. Wählen Sie zwischen einem digitalen oder analogen Eingangskorb. Wenn diese Entscheidung getroffen ist, kann das entsprechende Tool, z. B. MS OneNote im digitalen Bereich oder ein Notizbuch im analogen Bereich ausgewählt werden.
Retroperspektive
Ein paar Wochen nach der Einführung der GTD-Methode, sollten Sie überprüfen, ob Sie diese als effizient empfinden. Für eine agile Arbeitsweise hilft die Retroperspektive, um regelmäßig Anpassungen an den Listen vorzunehmen, sodass der Alltag effizient gestaltet werden kann.
Infos sammeln
Für alle, die das erstmal mit der GTD-Methode arbeiten, ist es hilfreich noch mehr Informationen über diese Selbstmanagement-Methode zu sammeln. Dabei können Podcasts oder auch das Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ vom Begründer der GTD-Methode David Allen nützlich sein.
Quellen
• o.V.: https://www.ionos.de/startupguide/produktivitaet/getting-things-done-gtd/, 2020.
• Hosang, Karl: https://teamentwicklung-lab.de/getting-things-done-gtd/, o.J.
• Seifert, Lillia: https://www.praktikumsplatz.info/praktikumsratgeber/zeitmanagement-fuer-alle-lebensbereiche-getting-things-done.html, 2020.
• o.V.: https://podcasts.apple.com/de/podcast/getting-things-done/id999098861, o.J.
• Allen, David: Wie ich die Dinge geregelt bekommen, 2015.
• o.V.: https://www.ionos.de/startupguide/produktivitaet/alpen-methode/, 2020.
• o.V.: https://interim-group.de/produktivitaet-und-zeitmanagement/, o.J.
• o.V.: https://www.flowfinder.de/zeitmanagement-methoden/, o.J.
• Büntemeyer, Lisa: https://www.impulse.de/management/selbstmanagement-erfolg/eisenhower-prinzip/3558243.html,2021.
• Büntemeyer, Lisa: https://www.impulse.de/management/selbstmanagement-erfolg/alpen-methode/4085121.html, 2021.
• Hesener, Britta: https://www.impulse.de/management/selbstmanagement-erfolg/pareto-prinzip/3969973.html, 2021.