Get­ting Things Done — Mit der GTD-Methode mehr Erfolge erzielen

Selb­st­­ma­­na­ge­­ment-Metho­­den: Ein­stieg und Übersicht

Viele Berufs­tä­tige ken­nen die Her­aus­for­de­run­gen von Zeit­ma­nage­ment im Arbeits­all­tag. Es gibt oft unzäh­lig viele Auf­ga­ben, aber nur wenig Zeit. Die Auf­ga­ben­fel­der wer­den immer grö­ßer, die Pro­jekte immer mehr. Dabei stellt sich die Frage, wie struk­tu­riere ich mich am bes­ten und wie teile ich meine Zeit am bes­ten ein, ohne dass am Ende wich­tige Auf­ga­ben ver­ges­sen werden?

Der Ein­satz von Selb­st­­ma­­na­ge­­ment-Metho­­den eig­net sich beson­ders gut, um weg von den eige­nen Gewohn­hei­ten und hin zu einer neuen Struk­tur zu kom­men. Bekannte Selb­st­­ma­­na­ge­­ment-Metho­­den sind zum Bei­spiel das Eisen­­hower-Prin­­zip, das Pareto-Prin­­zip, die Pomo­­doro-Tech­­nik oder die Get­ting Things Done-Methode (GTD-Methode).

Beim Eisen­­hower-Prin­­zip liegt der Fokus auf der Prio­ri­sie­rung von Auf­ga­ben. Dabei wer­den die Auf­ga­ben in vier ver­schie­dene Kate­go­rien ein­ge­teilt, die im Ver­hält­nis von Dring­lich­keit zur Wich­tig­keit ste­hen. Wenn ein To-Do als A‑Aufgabe defi­niert wird, bedeu­tet dies, dass die­ses To-Do am wich­tigs­ten und drin­gends­ten ist und somit abso­lute Prio­ri­tät hat. Ein Bei­spiel für eine A‑Aufgabe könnte die Anwei­sung des Vor­ge­setz­ten sein, eine Prä­sen­ta­tion für einen wich­ti­gen Kun­den­ter­min für den nächs­ten Tag fer­tig­zu­stel­len. B- und C‑Aufgaben sind auch wich­tig, aber weni­ger drin­gend als eine A‑Aufgabe. Eine D‑Aufgabe hat die unterste Prio­ri­tät oder ist viel­leicht sogar eine Auf­gabe, die nicht mehr rele­vant ist oder dele­giert wer­den kann.

Das Pareto-Prin­­zip besagt, dass 20 Pro­zent der Auf­ga­ben für einen 80-pro­­zen­­ti­­gen Erfolg des Ergeb­nis­ses ver­ant­wort­lich sind. Es gilt daher, die ent­schei­den­den 20 Pro­zent herauszufiltern.

Die Pomo­­doro-Tech­­nik hilft dabei, sich auf das Wesent­lich zu kon­zen­trie­ren, indem jeweils vier 25-minü­­tige Arbeits­ein­hei­ten geschaf­fen wer­den. Nach jeder 25-Min­u­­ten-Ein­heit (Pomo­doro), folgt eine 5‑minütige Pause. Nach den ins­ge­samt vier Ein­hei­ten, kann eine län­gere Pause von 30 Minu­ten gemacht wer­den. Eine voll­stän­dige Pomo­­doro-Ses­­sion ergibt eine Gesamt­zeit aus zwei Stun­den und 25 Minu­ten. Die Gesamt­zeit teilt sich auf in 100 Minu­ten Arbeits­zeit und 45 Minu­ten Pause. Durch den strik­ten Plan kann die Ablen­kung durch E‑Mails, sons­tige Nach­rich­ten und das Handy ver­hin­dert oder zumin­dest ein­ge­schränkt werden.

Die Get­ting Things Done-Methode (GTD-Methode)

Neben den bereits genann­ten Selb­st­­ma­­na­ge­­ment-Metho­­den ist die GTD-Methode beson­ders gut dazu geeig­net, Auf­ga­ben und Ter­mine stress­frei und effi­zi­ent zu erledigen.

„Egal was Du tust oder nicht tust, Effi­zi­enz und Stil sind die ein­zi­gen Ver­bes­se­rungs­mög­lich­kei­ten.“ — David Allen

Die­ses Zitat von David Allen, ein US-Pro­­duk­­ti­­vi­­täts­­be­ra­­ter, der 2001 die GTD-Methode ent­wi­ckelt hat zeigt, wie wich­tig Selbst­ma­nage­ment für uns ist. Die Methode stellt ein Zei­t­­ma­­na­ge­­ment- und Pro­duk­ti­vi­täts­sys­tem durch die Unter­stüt­zung von einem Lis­­ten- und Ter­min­ka­len­der­sys­tem dar. Ziel der GTD-Methode ist es, mehr Klar­heit über die eige­nen Auf­ga­ben zu bekom­men, diese zu kon­trol­lie­ren und sich zu fokus­sie­ren. Diese Methode kann sowohl im beruf­li­chen als auch im pri­va­ten Bereich genutzt wer­den. Wie die Methode von A bis Z funk­tio­niert, hat David Allen in sei­nem Buch „Wie ich die Dinge gere­gelt kriege“ festgehalten.

In die­sem Blog­bei­trag wer­den die wich­tigs­ten Funk­tio­nen der GTD-Methode zusam­men­ge­fasst sowie Stär­ken, Schwä­chen und Tipps zur Anwen­dung näher betrachtet.

Wer die Inhalte der GTD-Methode noch nicht kennt, sollte sich nun die nächs­ten Minu­ten Zeit neh­men, die Methode auf sich wir­ken zu las­sen und für sich selbst über­le­gen, ob die Methode zur eige­nen Situa­tion passt.

Die GTD-Methode wird in ins­ge­samt 5 Schritte unterteilt:

1. Sam­meln
2. Ver­ar­bei­ten
3. Orga­ni­sie­ren
4. Durch­se­hen
5. Erle­di­gen

Schritt 1: Sammeln

Um einen Über­blick der anste­hen­den Auf­ga­ben, Ter­mine und Ideen zu bekom­men, müs­sen diese zunächst gesam­melt und an einem Ort, dem sog. Ein­gangs­korb, abge­legt wer­den. Der Ein­gangs­korb dient als Sam­mel­stelle und kann sowohl digi­tal (z. B. E‑Mail-Pos­t­­fach, digi­ta­les Notiz­buch wie MS OneN­ote, Text­nach­rich­ten in Instant-Mes­­sa­­ging-Diens­­ten wie Whats­App) als auch ana­log (z. B. Hän­ge­re­gis­ter, Briefe, Notiz­buch) genutzt werden.

Wich­tig: Der Ein­gangs­korb ist keine To-Do-Liste, son­dern nur ein Sam­mel­ort. Um den Über­blick zu behal­ten, ist es dabei von Vor­teil sich nur für einen Ein­gangs­korb zu ent­schei­den, egal ob digi­tal oder analog.

Schritt 2: Verarbeiten

Im zwei­ten Schritt der GTD-Methode, dem Ver­ar­bei­ten, wer­den die Inhalte des Ein­gangs­korbs gesich­tet und in das GTD-Sys­­tem eingeordnet.

Bei­spiel: Ihr Vor­ge­setz­ter gibt Ihnen eine Auf­gabe, die in Ihrem Ein­gangs­korb lan­det. Sie müs­sen sich nun über­le­gen, wann und von wem die Auf­gabe erle­digt wer­den kann und ob sich wei­tere Hand­lungs­schritte aus der Auf­gabe ergeben.

Fol­gende Optio­nen kön­nen eintreten:

• Die Auf­gabe kann inner­halb von 2 Minu­ten erle­digt werden
• Die Auf­gabe muss nicht sofort erle­digt werden
• Die Auf­gabe kann dele­giert werden
• Die Auf­gabe besteht aus meh­re­ren Hand­lungs­schrit­ten und ist laut der GTD-Methode als Pro­jekt definiert

Wenn keine Hand­lung mög­lich oder not­wen­dig ist, dann kann die Auf­gabe bei­sei­te­ge­legt werden.

Sobald zu jeder Auf­gabe, die sich im Ein­gangs­korb befin­det, über­legt wurde, ob ein, meh­rere oder keine Hand­lungs­schritte erfor­der­lich sind, kann zu Schritt 3, dem Orga­ni­sie­ren über­ge­gan­gen werden.

Schritt 3: Organisieren

Die GTD-Methode ist ein Lis­ten­sys­tem. Das heißt, die ein­zel­nen Auf­ga­ben wer­den in ver­schie­dene Lis­ten auf­ge­teilt. Fol­gende Lis­ten sieht die GTD-Methode vor:

• Ent­sor­gungs­liste: Auf­ga­ben, die nicht mehr rele­vant sind
• Eines-Tages-/Viel­­leicht-Liste: Unkri­ti­sche Auf­ga­ben, die auf die Wider­vor­lage gelegt wer­den kön­nen; Bei­spiel: Spa­nisch lernen
• Pro­jekt­liste: Über­sicht aller Pro­jekt, d. h. alle Auf­ga­ben, die aus mehr als zwei Hand­lungs­schrit­ten bestehen; Bei­spiel: Pla­nung der Firmen-Jubiläumsfeier
• Liste pro Pro­jekt: Zeigt die Hand­lungs­schritte der ein­zel­nen Pro­jekte im Detail; Bei­spiel: Liste für die Pla­nung eines Kindergeburtstages
• War­­ten-auf-Liste: Über­sicht der Auf­ga­ben, die dele­giert wur­den; Bei­spiel: Erstel­lung einer Gra­fik, die an das Mar­ke­­ting-Team wei­ter­ge­ge­ben wurde
• Nächste-Schritte-Liste: Auf­ga­ben, die län­ger als 2 Minu­ten benö­ti­gen und nicht zu dele­gie­ren sind, Bei­spiel: Ter­min­ein­la­dung verschicken
• Ter­min­ka­len­der: Sach­ver­halte, die an einem bestimm­ten Tag und zu einer bestimm­ten Uhr­zeit fäl­lig sind; Bei­spiel: Zahnarzt-Termin

Schritt 4: Durchsehen

Damit die Lis­ten ver­läss­lich sind und eine effi­zi­ente Arbeits­weise ermög­li­chen, bedarf es einer regel­mä­ßi­gen Über­prü­fung der Lis­ten. Dabei wird von einem täg­li­chen und wöchent­li­chen Durch­se­hen unterschieden.

Täg­lich soll­ten zum Bei­spiel die Kalen­der über­prüft wer­den, aber auch die Nächste-Schritte-Liste. Zudem ist es wich­tig, ein Mal pro Tag die neuen Auf­ga­ben einzuordnen.

Alle wei­te­ren Lis­ten soll­ten ein­mal pro Woche gesich­tet wer­den. Dabei wird über­prüft, ob die jewei­lige Liste noch aktu­ell ist oder etwas in eine andere Liste über­tra­gen wer­den muss. Zum Bei­spiel kann sich eine Auf­gabe, die anfangs als zei­tun­kri­tisch ein­ge­stuft wurde, sich nun als zeit­kri­tisch her­aus­stel­len. Dann wan­dert diese Auf­ga­ben zum Bei­spiel von einer Eines-Tages-/Viel­­leicht-Liste auf die Projektliste.

Die­ser Schritt der GTD-Methode dient als Retro­per­spek­tive, um her­aus­zu­fin­den, was schon erle­digt wurde und wel­che Auf­ga­ben noch anstehen.

Schritt 5: Erledigen

Der letzte Schritt der GTD-Methode ist das Erle­di­gen der Auf­ga­ben. Bevor dies gesche­hen kann, müs­sen zunächst vier Ent­schei­dungs­kri­te­rien betrach­tet werden:

1. Kon­text
2. Ver­füg­bare Zeit
3. Ver­füg­bare Energie
4. Prio­ri­tät

Kon­text: Hier ist es wich­tig, in wel­chem Kon­text Sie sich befin­den und ob die aktu­elle Auf­gabe pro­blem­los durch­ge­führt wer­den kann. Befin­den Sie sich bei­spiels­weise im Büro, im Home­of­fice oder in einem Zug? Je nach Kon­text ste­hen Ihnen andere Res­sour­cen (z. B. Doku­mente, Ansprech­part­ner, tech­ni­sche Aus­stat­tung) zur Ver­fü­gung, die das Erle­di­gen der Auf­gabe ermög­li­chen, oder nicht.

Ver­füg­bare Zeit: Als nächs­tes ent­schei­den Sie, wie viel Zeit Ihnen aktu­ell zur Ver­fü­gung steht und ob diese aus­reicht, um die aktu­elle Auf­gabe zu erle­di­gen. Die 15 Minu­ten vor dem nächs­ten Mee­ting eig­nen sich bei­spiels­weise, um eine wich­tige E‑Mail zu beant­wor­ten, sind aber nicht aus­rei­chend für ein 60-minü­­ti­­ges Mitarbeitergespräch.

Ver­füg­bare Ener­gie: Auch die ver­füg­bare Ener­gie spielt eine wich­tige Rolle bei der Ent­schei­dung, wann wel­che Auf­ga­ben erle­digt wer­den sol­len. Dabei ist die Beob­ach­tung des eige­nen Bio­rhyth­mus hilf­reich. Sind Sie am Mor­gen oder am Nach­mit­tag kon­zen­trier­ter? Mit Abwä­gun­gen wie die­ser kön­nen Sie Auf­ga­ben und Ter­mine zeit­lich sinn­voll planen.

Prio­ri­tät: Wenn die Auf­ga­ben anhand der vor­her beschrie­be­nen 3 Kri­te­rien vor­sor­tiert sind, ent­schei­det die Prio­ri­tät mit wel­cher Auf­gabe begon­nen wird. Dabei soll­ten Sie mit der wich­tigs­ten Auf­gabe beginnen.

Pra­xis­bei­spiel

Zum bes­se­ren Ver­ständ­nis fin­den Sie hier ein Pra­xis­bei­spiel, anhand des­sen die ein­zel­nen Schritte der GTD-Methode noch­mals ver­deut­licht wer­den. In Abbil­dung 1 sind zusätz­lich die Hand­lungs­schritte und Lis­ten der GTD-Methode dargestellt.

Bei­­spiel-Sze­na­rio: Ihr Vor­ge­setz­ter möchte, dass Sie die Fir­­men-Jubi­lä­um­s­­feier bis zum Ende des Quar­tals orga­ni­sie­ren. Auf wel­cher Liste lan­det diese Aufgabe?

Zunächst stel­len Sie sich die Frage „Kann ich etwas tun?“. Die Auf­gabe, eine Jubi­lä­ums­feier zu pla­nen ist defi­ni­tiv eine Auf­gabe, bei der Sie Hand­lungs­mög­lich­kei­ten haben. Da die Orga­ni­sa­tion einer sol­chen Feier mehr als einen Hand­lungs­schritt erfor­dert, wird die Auf­gabe in die Pro­jekt­liste ein­ge­tra­gen. Alle dazu­ge­hö­ri­gen Hand­lungs­schritte wie z. B. Ein­la­dun­gen ver­sen­den, Raum buchen, Cate­ring bestel­len usw. wer­den dann in der Liste pro Pro­jekt eingetragen.

Her­aus­for­de­run­gen und Stär­ken der GTD-Methode

Das Sys­tem der GTD-Methode wirkt zu Beginn sehr kom­plex. Anfangs ver­langt die Methode defi­ni­tiv einen Mehr­auf­wand, da alle Lis­ten ange­legt und der Ein­gangs­korb sor­tiert wer­den muss. Bis Sie das pas­sende Sys­tem für sich erstellt haben, dau­ert es eine gewisse Zeit.

Zu Beginn sollte Sie sich bewusst machen, ob die Methode für Sie den Mehr­wert lie­fert, den Sie sich wün­schen. Zum Bei­spiel ist es gerade bei einer gro­ßen Anzahl an Pro­jek­ten und ver­schie­de­nen Ver­ant­wort­lich­kei­ten sinn­voll, die GTD-Methode zu ver­wen­den. Wich­tig ist, dass die Kon­ti­nui­tät nicht ver­lo­ren geht, denn die regel­mä­ßige Über­prü­fung (täg­lich und wöchent­lich) zeich­net die Methode aus und gestal­tet somit den All­tag effizienter.

Wenn die Lis­ten eine klare Struk­tur haben und dau­er­haft up-to-date gehal­ten wer­den, bie­tet die GTD-Methode die gewünschte Zuver­läs­sig­keit. Zudem wer­den die Ziele und Prio­ri­tä­ten der Auf­ga­ben kla­rer, was zu per­sön­li­chen und orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­tei­len führt.

Auch wenn die GTD-Methode zunächst kom­plex wirkt, bringt sie eine gewisse Frei­heit mit sich. Die Struk­tur und die Aus­wahl der Lis­ten kön­nen indi­vi­du­ell getrof­fen und an die per­sön­li­chen Bedürf­nisse ange­passt werden.

Tipps zur Umset­zung der GTD-Methode

Hier fin­den Sie ein paar Tipps, die bei der Umset­zung der GTD-Methode hilf­reich sind und das eigene Selbst­ma­nage­ment verbessern.

Effi­zi­enz überprüfen
Bevor Sie die GTD-Methode aus­pro­bie­ren, soll­ten Sie sich dar­über Gedan­ken machen, ob die Methode für Sie effi­zi­ent ist. Bringt Ihr All­tag beruf­lich und/oder pri­vat ver­schie­dene Pro­jekte mit sich? Dann ist die GTD-Methode in jedem Fall sinnvoll.

Pro­be­durch­lauf
Um zu tes­ten, ob die Methode einen Mehr­wert bringt, kann zunächst mit klei­ne­ren Auf­ga­ben oder einer gerin­gen Anzahl an Lis­ten gear­bei­tet wer­den. Nach ein paar Wochen Pro­be­durch­lauf, kann die Methode dann auf mehr Auf­ga­ben und Lis­ten aus­ge­wei­tet wer­den. Bei­spiels­weise kann die Methode erst­mal im Pri­vat­ge­brauch Anwen­dung fin­den und dann in den Berufs­all­tag trans­fe­riert werden.

Ein­gangs­korb festlegen
Gleich zu Beginn sollte ein Ein­gangs­korb fest­ge­legt wer­den. Wäh­len Sie zwi­schen einem digi­ta­len oder ana­lo­gen Ein­gangs­korb. Wenn diese Ent­schei­dung getrof­fen ist, kann das ent­spre­chende Tool, z. B. MS OneN­ote im digi­ta­len Bereich oder ein Notiz­buch im ana­lo­gen Bereich aus­ge­wählt werden.

Retro­per­spek­tive
Ein paar Wochen nach der Ein­füh­rung der GTD-Methode, soll­ten Sie über­prü­fen, ob Sie diese als effi­zi­ent emp­fin­den. Für eine agile Arbeits­weise hilft die Retro­per­spek­tive, um regel­mä­ßig Anpas­sun­gen an den Lis­ten vor­zu­neh­men, sodass der All­tag effi­zi­ent gestal­tet wer­den kann.

Infos sam­meln
Für alle, die das erst­mal mit der GTD-Methode arbei­ten, ist es hilf­reich noch mehr Infor­ma­tio­nen über diese Selb­st­­ma­­na­ge­­ment-Methode zu sam­meln. Dabei kön­nen Pod­casts oder auch das Buch „Wie ich die Dinge gere­gelt kriege“ vom Begrün­der der GTD-Methode David Allen nütz­lich sein.