Meetingeffizienz — weg von langweiligen und unnötigen hin zu spannenden und effizienten Meetings.
Zusammenfassung:
Durch die Vielzahl an Online-Meetings stellt sich oft die Frage, ob all diese Meetings überhaupt einen Mehrwert bringen. Durch eine gute Meetingstruktur mit einer guten Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung können langweilige und unnötige Meetings zu spannenden, ergebnisreichen und somit effizienten Besprechungen werden. In der Blogreihe werden einige Tipps und Trick aufgegriffen, um ein Meeting effizient zu gestalten. Der zweite Teil befasst sich nun mit der Durchführung eines effizienten Meetings sowie weiteren Informationen, die den Teilnehmenden nach einem Meeting bereitgestellt werden sollten.
Lesezeit: 4 Minuten
Inhaltsverzeichnis:
Während des Meetings
Im zweiten Teil der Blogreihe zur Meetingeffizienz geht es um Tipps und Tricks, die während und nach einem Meeting angewendet werden können, um Meetings möglichst effizient zu gestalten.
Bereits im ersten Teil haben wir ein allgemeines Verständnis durch die 3 P’s der Meetingeffizienz gegeben, sowie Punkte, die es vor dem Meeting zu beachten gibt, aufgezeigt.
Auch während des Meetings gibt es einige Punkte zu beachten, um das Meeting so effizient wie möglich zu gestalten. Dazu gehören:
- Welche Meetingregeln kann ich einführen?
- Welche Verantwortlichkeiten (Accountability) haben ich und andere Teilnehmende?
- Wie gehe ich mit Herausforderungen um, die im Meeting auftreten?
- Wie beende ich ein Meeting erfolgreich?
Meetingregeln
Für ein erfolgreiches Meeting ist es notwendig, bestimmte Regeln aufzustellen und sich gemeinsam auf bestimmte Standards zu einigen.
Beispiele für Meetingregeln:
- Wir respektieren uns von Anfang bis Ende des Meetings
- Wir schalten die Kamera während des Meetings ein
- Wir beschäftigen uns während des Meetings nicht mit anderen Aufgaben (z. B. Beantwortung von E‑Mails)
- Jeder kann die eigene Meinung offen kundtun
- Wir unterbrechen uns nicht gegenseitig
Diese und noch viele weitere Meetingregeln können gemeinsam im Team oder vom Meetingleiter/von der Meetingleiterin aufgestellt werden. Es ist von Vorteil, wenn die Regeln mit der Agenda ca. drei Tage vor dem Meeting versendet werden. Zu Beginn des Meetings können die Regeln nochmal kurz aufgegriffen werden, sodass alle Teilnehmenden sich diesen bewusst sind.
Um die Einhaltung der Meetingregeln während des Meetings zu garantieren, hilft es, regelmäßig positives Feedback zu geben und sich für die Beteiligung am Meeting zu bedanken.
Accountability
Der Begriff Accountability beschreibt den Umgang mit Verantwortlichkeiten. Dazu gehört zu Entscheidungen stehen, verlässlich sein und Verantwortung für das eigene Handeln und das der Mitarbeitenden zu übernehmen. Die Verantwortlichkeit hängt immer von der eigenen Rolle innerhalb eines Meetings ab. Beispiele hierfür sind:
- Rolle: Meetingleitung | Verantwortlichkeit: Klärung von Verantwortung und Zuständigkeit
- Rolle: Projektleitung | Verantwortlichkeit: Übernahme von Verantwortung für die Probleme und Bereitstellung einer Lösung
- Rolle: Projektmitglied | Verantwortlichkeit: Unterstützung des Teams
- Rolle: Alle | Bei Unklarheit bezüglich der Verantwortung Fragen stellen
Tipp: Eine erfolgreiche Accountability-Strategie lässt sich am besten auf einem digitalen Board festlegen, auf dem alle Zuständigkeiten und die entsprechenden Fristen klar aufgeführt sind.
Herausforderungen bewältigen
Es kommt immer wieder vor, dass die Teilnehmenden im Meeting unmotiviert oder abgelenkt sind und so wenig zum Thema beitragen. Um diese Situationen zu vermeiden bzw. für die Teilnehmenden das Meeting möglichst spannend und effizient zu gestalten, gibt es einige Tipps und Tricks:
- Sicherstellen, einer guten Video- und Tonqualität
- Augenkontakt beibehalten (durch Blick in die Kamera)
- Lockerer Meetingstart durch eine Check-In-Frage
- Pausen einplanen (z. B. mit kleinen Achtsamkeitsübungen)
- Der Agenda folgen und die Ziele im Blick behalten
- Ideen/Beiträge, die über das Ziel hinausgehen in einem sogenannten „Parking Lot“ aufnehmen und ggf. im Nachgang oder Folgemeeting darauf eingehen
Grundsätzlich ist es wichtig, den Teilnehmenden zu zeigen, dass ihre Beteiligung und Meinung geschätzt und ihre Zeit produktiv genutzt werden.
Meeting beenden
Um ein Meeting zu beenden, gibt es verschiedene Methoden, die der Meetingsituation entsprechend angepasst werden können. Zum Beispiel kann ein Meeting durch eine Q&A‑Session beendet werden. Dabei können die Teilnehmenden zum Schluss offene Fragen stellen, die entweder sofort beantwortet werden können oder ggf. im Folgemeeting wieder aufgegriffen werden.
Des Weiteren sollte in den letzten fünf Minuten eine Handlungsaufforderung gestellt werden. Das kann beispielsweise das Besprechen der nächsten Schritte sein, das Klären von weiteren Verantwortlichkeiten oder das Diskutieren der Umsetzung, Messung und Überprüfung von erteilten Aufgaben.
Um ein etwas persönlicheres Feedback zu bekommen, kann zum Schluss eine Check-out-Frage genutzt werden. Beispiele hierfür sind:
- Mit welchen Worten kann das heutige Meeting beendet werden?
- Was wirst Du morgen anders machen?
Nach dem Meeting
Mit Beendigung des Meetings sind die Aufgaben für eine erfolgreiche Meetingeffizienz noch nicht abgeschlossen. Im ersten Schritt sollte ein Protokoll an alle Teilnehmenden versendet werden, dass eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Entscheidungen des Meetings enthält. Zudem müssen Personen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, über die Inhalte des Meetings informiert werden.
Ein gutes Protokoll stellt sicher, dass alle Teilnehmenden die wichtigsten Entscheidungen des Meetings nachlesen können. In der Regel ist die Person, die zum Meeting einlädt, verantwortlich für die Erstellung des Protokolls. Folgende Arten von Protokollen können je nach Meeting genutzt werden:
- Wortprotokoll: Hier wird alles aufgeschrieben, was die einzelnen Personen gesagt haben. Diese Art von Protokoll eignet sich besonders für kritische Diskussionen und Entscheidungen.
- Fortschrittsbericht: Hier werden die Beiträge in Aufzählungspunkten zusammengefasst, chronologisch dargestellt und den Rednern zugeordnet.
- Ergebnisprotokoll: Hier werden nur die zentralen Entscheidungen und Kernaussagen des Meetings festgehalten. Ein solches Protokoll ist in den meisten Meetings ausreichend.
Nach dem Meeting sollte eine schriftliche Nachricht an die Stakeholder des Meetings gesendet werden. Neben dem Protokoll enthält diese ein „Danke“ an alle Beteiligten. Ferner können Links zu wichtigen Dokumenten, wie zum Beispiel den „Parking Lot“ mitgesendet und Informationen zu einem möglichen Folgemeeting bereitgestellt werden.
Gerade für Personen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, sind die Informationen im Nachgang besonders wichtig. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, wie diese Personen informiert und auf dem Laufenden gehalten werden können:
- Kommunikationskanal zur Verfügung stellen über den Fragen zum Meeting gestellt werden können
- Aufzeichnung des Meetings bereitstellen (sofern alle Beteiligten eingewilligt haben)
- Ernennung eines „Meeting-Buddys“: Eine Person wird zu Beginn des Meetings damit beauftragt alle Teilnehmenden, die nicht beim Meeting dabei sein können, über die Ergebnisse und Diskussionen des Meetings zu informieren
Fazit
Meetingeffizienz bereichert die Zusammenarbeit und Produktivität, da eine gute Struktur von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung essenziell für mehrwertstiftende Meetings ist. Auch wenn die Aufgaben und Arbeitsschritte für eine gelungene Meetingeffizienz zu Beginn mit mehr Aufwand verbunden sind, zahlt es sich nach mehreren Meetings aus. Sowohl das Unternehmen, das Team als auch jeder einzelne Mitarbeitende profitiert von effizienten Meetings.
Quellen Teil 1 und 2 inkl. weiterführende Informationen
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